Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to wyzwanie, które wymaga metodycznego podejścia. Aby skutecznie przejść przez ten proces, niezbędne jest precyzyjne zaplanowanie każdego etapu – od gruntownego audytu i analizy technicznej, przez zarządzanie uprawnieniami i obsługę faktur, aż po kompleksowe szkolenia zespołu i testy systemu. Poznaj kluczowe kroki, które pomogą Twojej firmie sprawnie dostosować się do nowych wymogów i zminimalizować ryzyko.
Spis treści
Jak zaplanować wdrożenie KSeF w firmie krok po kroku?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga metodycznego podejścia. Kluczowym elementem, niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność jednoosobową, czy spółkę, jest precyzyjne zaplanowanie i wykonanie następujących kroków:
- przeprowadzenie gruntownego audytu i dokładnej analizy obecnych procedur fakturowania,
- zmapowanie całego obiegu dokumentów (sprzedaż i zakupy) w celu identyfikacji luk i obszarów wymagających modyfikacji,
- szczegółowa analiza techniczna systemów informatycznych oraz wybór optymalnej ścieżki integracji z KSeF,
- stworzenie nowych procedur wewnętrznych oraz aktualizacja obowiązujących umów handlowych,
- zaplanowanie i przeprowadzenie kompleksowych szkoleń dla całego zespołu,
- szczegółowe udokumentowanie całego procesu wdrożenia oraz ścisła koordynacja z aktualnie obowiązującymi wymogami prawnymi.
Jak uzyskać dostęp i zarządzać uprawnieniami w KSeF?
Aby uzyskać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), niezbędne jest uwierzytelnienie. Osoby fizyczne korzystają ze standardowych rozwiązań, takich jak Profil Zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny. W przypadku automatycznej wymiany danych między systemami wykorzystuje się Token autoryzacyjny albo kwalifikowaną Pieczęć elektroniczną powiązaną z numerem NIP przedsiębiorstwa. Podmioty prawne, aby nadać pierwsze uprawnienia, muszą złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA. Dopiero wówczas wyznaczony administrator może zarządzać dostępem i delegować uprawnienia dla innych osób – w tym pracowników, księgowych czy biur rachunkowych. Całe zarządzanie uprawnieniami odbywa się w Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU), dostępnym bezpośrednio w KSeF.
Jak w praktyce wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane?
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej polega na wysłaniu pliku XML do KSeF. Platforma automatycznie nadaje dokumentowi unikalny numer KSeF, co jest równoznaczne z chwilą wystawienia i doręczenia. Wystawca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Odbiór dokumentów jest prosty: pobierasz je bezpośrednio z KSeF, który automatycznie archiwizuje je przez 10 lat. Kluczowa zasada: faktura korygująca musi zawierać numer KSeF dokumentu pierwotnego. W przypadku WDT lub innych transakcji zagranicznych fakturę wystawiasz w systemie, ale dostarczasz kontrahentowi poza KSeF (np. w PDF); stosuj wtedy właściwe oznaczenia (np. odwrotne obciążenie) i weryfikuj partnera w VIES. Jeśli korzystasz z rozwiązań ERP, pomocny będzie moduł KSeF Comarch: umożliwia mapowanie danych do schematu FA(2), obsługę wysyłki i zwrotek, automatyczne pobieranie UPO/KSeF-ID, a także zarządzanie tokenami integracyjnymi i uprawnieniami użytkowników. Dobre praktyki wdrożeniowe:
- uruchomienie integracji najpierw w sandboxie i walidacja każdej klasy dokumentów,
- konfiguracja matrycy ról (co najmniej dwóch administratorów) oraz rotacja tokenów,
- monitoring błędów/zwrotek i automatyczne ponawianie wysyłek,
- dopilnowanie, by korekty zawsze referowały KSeF-ID faktury źródłowej.
Tak skonfigurowany proces minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia pełną zgodność z KSeF — zarówno przy wystawianiu, jak i odbiorze oraz archiwizacji e-faktur.
Jak przygotować się na tryb awaryjny i offline w KSeF?
Aby zapewnić ciągłość działania KSeF, kluczowe jest przygotowanie szczegółowych procedur na wypadek niedostępności platformy. Wyróżnia się dwa główne mechanizmy postępowania awaryjnego: Pierwszy to Tryb Awaryjny, ogłaszany przez Ministerstwo Finansów w przypadku awarii systemu centralnego. Podatnicy mają wówczas 7 dni roboczych na przesłanie dokumentów do KSeF po ustaniu usterki. Drugim rozwiązaniem jest Tryb Offline (Offline24), który dotyczy problemów technicznych po stronie użytkownika, np. braku dostępu do internetu. Faktury wystawione w ten sposób muszą trafić do Krajowego Systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Niezależnie od przyczyny awarii, każdy dokument wystawiony poza systemem musi być opatrzony specjalnym Kodem QR, co umożliwia szybką weryfikację. Wdrożenie tych mechanizmów gwarantuje sprawność operacyjną nawet podczas przerw w działaniu platformy.